Heures supplémentaires non payées : 3 recours, et le délai qui efface un mois chaque mois

Pour tout recours sur des heures supplémentaires non payées, vous disposez de 3 ans (article L3245-1 du Code du travail). Ces 3 ans ne partent pas d’une date fixe : chaque salaire a son propre délai, si bien que chaque mois d’attente efface le mois le plus ancien de votre réclamation. Une lettre recommandée n’arrête pas ce compteur, la saisine du conseil de prud’hommes si. Voici les 3 recours dans l’ordre, ce que chacun produit vraiment, et la date à partir de laquelle il est trop tard.

Le délai de 3 ans pour réclamer ses heures supplémentaires : à partir de quand est-il trop tard ?

L’article L3245-1, issu de la loi n° 2013-504 du 14 juin 2013, fixe la prescription de l’action en paiement du salaire à 3 ans. Le délai court du jour où le salarié a connu ou aurait dû connaître les faits. Pour un rappel d’heures supplémentaires, ce jour est celui de la paie : vous savez, à la réception du bulletin, que les heures n’y figurent pas.

La chambre sociale de la Cour de cassation applique ce délai échéance par échéance : le point de départ est la date d’exigibilité de chaque salaire, c’est-à-dire la date habituelle de paie dans l’entreprise (Cass. soc. 9 juin 2022, n° 20-16.992). Le salaire d’octobre 2023 a donc son délai, celui de novembre 2023 le sien. Concrètement, la période réclamable est une fenêtre de 36 mois qui glisse vers l’avant tant que vous n’agissez pas. Le schéma ci-dessous montre ce glissement.

Si le contrat est rompu (licenciement, démission, rupture conventionnelle, fin de CDD), le texte fixe la demande sur les 3 années précédant la rupture, et l’action doit être engagée dans les 3 ans. La cour d’appel d’Aix-en-Provence l’a appliqué le 14 février 2025 (n° 22/05164) : rupture le 19 septembre 2018, saisine le 25 janvier 2019, rappels accordés à partir de septembre 2015.

Subtilité que les modèles de lettre ignorent : la règle des « 3 ans avant la rupture » se combine avec la prescription échéance par échéance. Plus vous saisissez tard après la rupture, plus les premiers mois de la période sont exposés à un débat sur la prescription. Le réflexe sûr est de saisir dans les semaines qui suivent la rupture, pas au bout de 35 mois.

Le reçu pour solde de tout compte ne vous ferme pas la porte. Il se dénonce dans les 6 mois (article L1234-20) et ne libère l’employeur que pour les sommes qui y sont détaillées : des heures supplémentaires absentes du reçu restent réclamables dans le délai de 3 ans.

Ce qui arrête vraiment la prescription, et ce qui ne l’arrête pas

Deux actes seulement interrompent le délai et font repartir un nouveau délai de 3 ans. Le premier est la demande en justice (article 2241 du Code civil) : la requête au conseil de prud’hommes, y compris en référé, et même déposée devant un conseil territorialement incompétent. Le second est la reconnaissance écrite de la dette par l’employeur (article 2240 du Code civil) : un e-mail du gérant qui écrit « on vous doit ces heures, on régularise au trimestre prochain » vaut interruption. Conservez-le.

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La saisine couvre aussi les demandes ajoutées plus tard dans la même instance, dès lors qu’elles portent sur l’exécution du même contrat (Cass. soc. 10 juillet 2024). Une requête déposée vite, puis complétée, protège donc l’ensemble du dossier.

Ne s’applique pas à la mise en demeure. Une lettre recommandée avec accusé de réception, même rédigée par un avocat, n’interrompt pas la prescription (Cass. civ. 3e, 18 mai 2022, n° 20-23.204 ; CA Riom, 13 mai 2025). La saisine de l’inspection du travail, l’alerte du CSE ou une médiation interne non plus. Pendant ces démarches, le compteur continue de tourner.

Combien réclamer : le calcul du rappel d’heures supplémentaires

Est une heure supplémentaire toute heure accomplie au-delà de 35 heures sur la semaine civile, du lundi 0 h au dimanche 24 h (articles L3121-27 et L3121-28). À défaut d’accord, l’article L3121-36 impose +25 % pour les 8 premières heures (de la 36e à la 43e) et +50 % à partir de la 44e. Un accord d’entreprise ou de branche peut fixer un autre taux, jamais sous 10 % (article L3121-33) : lisez votre convention collective avant de chiffrer.

La base est votre taux horaire brut réel, primes liées au travail incluses, et non le SMIC. Le SMIC horaire vaut 12,31 € brut depuis le 1er juin 2026 (12,02 € de janvier à mai). À ce taux, une semaine de 45 heures produit 8 × 12,31 × 1,25 = 123,10 € et 2 × 12,31 × 1,50 = 36,93 €, soit 160,03 € par semaine. À chaque rappel s’ajoutent les congés payés afférents : 10 % du rappel (article L3141-24).

Le calculateur ci-dessous refait ce calcul avec votre salaire, vos horaires et votre date de saisine : il donne le premier mois encore réclamable et le montant qui disparaît chaque mois. Au-delà du contingent annuel (220 heures à défaut d’accord), chaque heure ouvre en plus une contrepartie obligatoire en repos de 50 % dans les entreprises de 20 salariés au plus, 100 % au-delà (article L3121-38). Un cadre au forfait jours dont la convention est nulle ou privée d’effet (accord insuffisant, aucun entretien annuel de charge de travail) réclame lui aussi ses heures au-delà de 35 heures.

Prouver ses heures supplémentaires : ce que le conseil de prud’hommes retient

La preuve est partagée. L’article L3171-4 oblige l’employeur à fournir au juge les éléments justifiant les horaires réellement effectués ; le salarié, lui, présente des éléments suffisamment précis pour que l’employeur puisse y répondre (Cass. soc. 18 mars 2020, n° 18-10.919). Le juge forme ensuite sa conviction et peut fixer lui-même le nombre d’heures, sans expertise. Les heures sont dues dès que l’employeur les a acceptées, même tacitement, ou qu’elles étaient rendues nécessaires par les tâches confiées.

Télécharger le modèle (PDF)

La pièce centrale est un décompte semaine par semaine (heure d’arrivée, pause, départ, total, heures au-delà de 35), tenu au fil de l’eau plutôt que reconstitué trois ans après. Il s’appuie sur les e-mails et messages Teams ou WhatsApp horodatés hors horaires ; les plannings ; les relevés de badgeuse ou de connexion ; les attestations de collègues ou de clients ; les bulletins de paie. Le modèle de décompte à imprimer ci-dessous reprend ces colonnes. Si l’entreprise ne pratique pas d’horaire collectif, elle doit tenir un décompte quotidien et hebdomadaire (article D3171-8) : son absence se retourne contre elle. Une badgeuse produite par l’employeur n’est opposable que si elle est fiable et infalsifiable.

Depuis l’arrêt d’assemblée plénière du 22 décembre 2023 (n° 20-20.648), une preuve obtenue de façon déloyale, un enregistrement par exemple, est recevable si elle est indispensable à vos droits et proportionnée. Elle reste un dernier recours, discuté au cas par cas.

Les 3 recours contre l’employeur, dans l’ordre

Les trois voies ne produisent pas le même effet. Une seule condamne l’employeur à payer, une seule arrête la prescription : c’est la même.

1. La réclamation écrite puis la mise en demeure

Adressez une lettre en recommandé avec accusé de réception, ou remise en main propre contre décharge. Elle chiffre les heures semaine par semaine, réclame le rappel, les congés payés afférents et la régularisation des bulletins, demande la communication des relevés de pointage et fixe un délai de 8 à 15 jours. La mise en demeure fait courir les intérêts au taux légal (article 1231-6 du Code civil) et constitue une pièce du dossier. Envoyée en copie au CSE ou au délégué syndical, elle met l’employeur face à un tiers. Elle n’interrompt rien : si la réponse tarde au-delà du délai fixé, passez à l’étape suivante.

2. L’inspection du travail

L’inspecteur de la DREETS contrôle sans tenir un procès : il n’est pas compétent pour trancher un litige individuel et ne condamne jamais à un rappel de salaire. Il exige la communication des documents de décompte (article L8113-4), adresse des observations, dresse un procès-verbal transmis au procureur. Le non-paiement des majorations est une contravention de 4e classe, 750 € par salarié concerné ; le travail dissimulé est un délit puni de 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende (article L8224-1). L’origine de la plainte reste confidentielle (convention OIT n° 81, article 15). Le rapport ou le procès-verbal devient une pièce forte devant le juge.

3. Le conseil de prud’hommes : référé ou fond

La saisine se fait par requête, sur le Cerfa n° 15586*09 ou sur papier libre, avec les demandes chiffrées et le bordereau de pièces. Deux voies existent.

Le référé donne une audience en 2 à 6 semaines et une provision. Condition : que l’obligation ne soit pas sérieusement contestable (articles R1455-5 et R1455-7) : heures inscrites sur les bulletins mais non payées, e-mail de reconnaissance, relevés de badgeuse non discutés. Dès que l’employeur conteste le nombre d’heures, le juge des référés se déclare incompétent. C’est le cas le plus fréquent.

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Le fond passe par le bureau de conciliation et d’orientation (BCO), puis le bureau de jugement : comptez 14 à 18 mois en moyenne, davantage à Paris, Bobigny ou Nanterre. Le jugement est exécutoire de plein droit pour les salaires dans la limite de 9 mois de salaire (article R1454-28). L’appel se forme dans un délai d’un mois (15 jours en référé), avec représentation obligatoire par avocat ou défenseur syndical.

Travail dissimulé : 6 mois de salaire en plus, à deux conditions

Mentionner intentionnellement sur le bulletin moins d’heures que celles réellement effectuées est du travail dissimulé (article L8221-5). L’article L8223-1 accorde alors une indemnité forfaitaire de 6 mois de salaire, quelle que soit votre ancienneté et le mode de rupture, cumulable avec l’indemnité de licenciement. Dans le cas type, elle atteint 6 × (2 500 + 357) = 17 143 €, en plus des 14 143 € de rappel.

Première condition : l’intention. Le seul non-paiement ne suffit pas (Cass. soc. 16 janvier 2019, n° 17-19.929 ; 16 octobre 2024, n° 22-22.515). L’intention est retenue lorsque l’employeur, alerté par écrit, persiste à déclarer moins d’heures (Cass. soc. 5 juin 2019, n° 17-23.228) : votre mise en demeure sert précisément à cela. Seconde condition : la rupture du contrat. L’indemnité ne se demande qu’après, et dans un délai de 2 ans à compter de la rupture (Cass. soc. 10 juillet 2024), plus court que celui des salaires.

Ce qu’un avocat en droit du travail apporte à ce moment

Trois décisions se prennent maintenant, et chacune a un coût si elle est mal prise. Chiffrer : reconstituer 156 semaines, appliquer le bon taux conventionnel, intégrer les primes dans la base, les congés payés, la contrepartie en repos ; une erreur de base de 10 % se répercute sur tout le rappel.

Interrompre : déposer une requête recevable avant le prochain jour de paie, quitte à la compléter ensuite, plutôt que de laisser filer un mois de plus pendant une négociation. Choisir la voie : référé si la créance est incontestable, fond sinon, et décider du calendrier d’une rupture, résiliation judiciaire ou prise d’acte, qui ouvre l’indemnité de travail dissimulé. Aucun avocat ne garantit l’issue ; il évite en revanche que le dossier perde des mois ou des pièces.

Calendrier : les dates à ne pas dépasser

1. Dès aujourd’hui : tenir le décompte hebdomadaire, sauvegarder e-mails, plannings et bulletins hors de la messagerie professionnelle.
2. J+0 à J+15 : lettre de réclamation chiffrée en LRAR, avec délai de réponse de 8 à 15 jours.
3. J+15 à J+30 : sans paiement, saisine de l’inspection du travail et préparation de la requête prud’homale.
4. Avant le prochain jour de paie : dépôt de la requête au conseil de prud’hommes. Chaque paie passée sans saisine retire un mois de la période, soit 393 € dans le cas type.
5. Contrat rompu : saisine dans les semaines qui suivent la rupture ; limite absolue de 2 ans pour l’indemnité de travail dissimulé, 3 ans pour les salaires.
6. Après le jugement : 1 mois pour faire appel au fond, 15 jours en référé.